EVENT - CHECKLISTE
Unsere CHECKLIST für SEMINARVERANSTALTER hilft bei der Eventplanung
Veranstaltungsort - Eventlocation
Veranstaltungsort: Eventlocation und Miet Räume in Wien und Umgebung für verschiedene Zwecke
Auch wenn unser eigenes Seminarhaus nicht für alle Veranstaltungen als Veranstaltungsort und Eventlocation geeignet ist können wir mit mehreren ganz unterschiedlichen Veranstaltungsorten und Miet-Räumlichkeiten unserer Kooperationspartner aus dem Veranstaltungs- und Event-Bereich dienen.
Wir kooperieren mit Vermietern von Ausstellungsflächen, Veranstaltungsort, Eventlocations und Miet-Räumlichkeiten für die unterschiedlichsten Zwecke.
Die Mietpreise richten sich nach dem Verwendungszweck, den benötigten Räumen, der Veranstaltungsdauer, Tag, Uhrzeit, etc. und der Anzahl der Gäste. Die kompletten Preislisten für Veranstaltungen im Metamorphosys sind hier.
Unsere tieferstehende CHECKLISTE für SEMINARVERANSTALTER hilft Dir den passenden Veranstaltungsort bzw. Seminarraum zu finden und das Seminar optimal vorzubereiten.
Für Events findest Du auch hier die passenden Party-Packages mit allem was zu Deiner Feier dazugehört: http://www.seminarraum-wien.com/partyvorbereitung.htm
Egal ob eine Messehalle, ein Tageslichtstudio für Autofotografie, eine Halle die auch mit LKWs befahrbar ist, Konzerthalle mit Licht- und Tontechnik, mit Bühne und Künstlergarderoben, ein Kesselhaus als Veranstaltungsort oder eine Mietküche - ob abgelegener Bauernhof für Retreats oder schamanische Zeremonien, Geschäftslokal oder Mietgalerie in der City, eine Eventlocation für Modeschau mit einem Catwalk, Auktionshalle oder einfach nur ein Restaurant zu mieten - unsere befreundeten Location-Vermieter und Event Veranstalter sind für alle Veranstaltungen gerüstet. Gemeinsam mit unseren Location und Veranstaltung Partnern können wir praktisch alle Anforderungen an einen Veranstaltungsort und Eventlocation in Wien und Umgebung abdecken. Ob Sie einen Raum für kleine Peergruppen von 5 - 30 Personen benötigen oder eine Messehalle mit einem Fassungsvermögen von mehreren Tausend Menschen; ob Mietküche für private Koch-Vorführungen einer kleinen Freundesgruppe oder Kochkurs für vegetarische oder Vedische Küche, ob Veranstaltungsort für eine Aktionärsversammlung, Mietbüro für die Vorstandssitzung oder Location für eine Produktpräsentation oder Messeveranstaltung - die Metamorphosys Partner haben unterschiedlich grosse Veranstaltungsräume die als Event Location und Veranstaltungsort vielerlei Veranstaltungen zu mieten sind.
Ob Halle oder Freigelände, Geschäftslokal oder Schaufenster bzw. Vitrine, ob Konferenzraum, Bürofläche oder Garten - wir bieten ein umfangreiches Anbebot an Mieträumen und eine breite Palette an Plätzen die als Event Location und Veranstaltungsort für jede Art von Veranstaltung - ob Seminar, Workshop, Sitzung, Besprechung, Meeting, Vortrag, Lesung, Konzert, Auftritt, Theateraufführung, Filmvorführung, Ausstellung, Modeschau, Fotoaufnahmen, Filmdreh, Messe, Verkaufsausstellung, Markt, .... geeignet sind.
Egal welchen Veranstaltungsort oder Eventlocation Sie benötigen - Rufen Sie das Seminarhaus "Metamorphosys" unter 0664 9402309 und fragen Sie nach dem für Ihre Veranstaltung passendsten Veranstaltungsort bzw. stimmiger Eventlocation in Wien.
Die behördlichen Verordnungen für Events sind in jedem Fall einzuhalten. Siehe dazu auch "Event anmelden"
Veranstaltungsraum in Wien zu mieten
Wer in Wien einen Veranstaltungsraum für sein Event, z.B. für einen Workshop, Kurs, Seminar. Schulung - aber auch für Feiern und Jubiläen sucht wird im Metamorphosys, dem energetischen, kulturellen und spirituellen Veranstaltungszentrum in Wien Donaustadt sicher fündig: Die Eventlocation verfügt nicht nur über einen zauberhaften Natur Garten, sondern auch über zwei Indoor Veranstaltungsräume die für die unterschiedlichsten kleineren Veranstaltungen zu mieten sind.
Das gemütliche "Kaminzimmer" faßt auf ca. 25 m2 rd. ein Dutzend Besucher und kann schon ab ca. 70,- € für eine kleine Abendveranstaltung gemietet werden.
Der Veranstaltungsraum "Garden Lounge" hat ca 30m2 und bietet bis zu 40 Personen bei einem Vortrag Platz.
Beide Veranstaltungsräume teilen sich Küche mit Elekrtoherd, Kühlschrank, Geschirrspüler, Kaffeemaschine, etc. sowie Bad, WC und sind durch den Garten und über die Sonnenterrasse zugänglich.
Obwohl der Veranstaltungsort im Grünen nahe der Alten Donau liegt ist er mit öffentlichen Verkehrsmitteln ebenso schnell und einfach zu erreichen (U1 Station Kagran) wie mit dem eigenen KFZ. Und die beste Nachricht ist: Die Location des Veranstaltungsraumes liegt (noch) nicht in einer Kurzparkzone....
Besondere Eventlocation
Das Seminarhaus Metamorphosys ist nicht nur irgendein Veranstaltungsort, sondern eine ganz besondere Eventlocation. Das gemütliche Haus bietet nicht nur mehrere unterschiedliche geschmackvoll ausgestattete Räume (Therapieräume und Seminarräume für Einzelarbeiten ebenso wie für Gruppen), sondern auch einen ganz besonderen Garten, der rundum uneinsehbar von hohen Hecken und alten Bäumen gesäumt ist.
Der Garten und das energetische Ambiente macht diese besondere Eventlocation in Wien so einzigartig. Einzigartig ist auch die zentrumsnahe Lage dieser besonderen Eventlovation, die man ruhig als einen Kleinod unter den Wiener Veranstaltungsorten bezeichnen darf.
Wollen Sie an dieser besonderen Eventlocation eine Veranstaltung abhalten kontaktieren Sie mich unter 0664 9402309
Aufführungsort - Zeremonienort - Ritualplatz
Egal ob Du einen Aufführungsort für Dein kleines Kabarettprogramm, Deine Lesung, Vortrag, einen Veranstaltungsort für private Zeremonien oder einen Ritualplatz für ein Ritual (wie z.B. eine Feuerzeremonie u.ä.) einen suchst - das Metamorphosys Seminarhaus in Wien 22., Erzherzog Karl Str. 13 ist der passende Ort für Veranstaltungen aller Art.
Besonders für esoterische Zeremonien, energetische Rituale, schamanische Arbeiten und verschiedene andere Zeremonien (von Feueropfer bis zum Initiationsritual, Hexentanz oder Deine archaische individuelle Hochzeitszeremonie) ist dieser Ritual Platz als Zeremonienort ideal. Egal ob keltisches Ritual, japanische, vedische oder indische Zeremonie oder andere esoterisch, mystische und magische Rituale Du abhalten möchtest, im Metamorphosys findest Du den entsprechenden Platz - sei es an der Feuerstelle im Garten, einem Open Air Altar oder Freilichtbühne oder in einem der Seminarräume. Das Seminarhaus mit dem romantischen Garten nahe der Wiener Alten Donau ist mit seinen unterschiedlichen Event Locations und Seminar- und Behandlungsräumen für Einzelarbeiten und Gruppen für Dein persönliches Ritual bestens gerüstet.
Das Seminarzentrum in Wien Donaustadt mit seinem Feengarten ist auch ein passender Aufführungsort für Konzerte, Musikaufführungen oder ein kleines Freiluftkonzert.
Für Zeremonien und Rituale bei Verlobugsfeiern, Hochzeiten, Jubiläen oder Geburtstage gestalten wir die Räume gerne besonders feierlich - z.B. als Tempelraum.
- - - - - - - - - - -
Veranstaltungszentrum mit Garten
„Metamorphosys“ - Place of Bliss / Wien Donaustadt
Das Wiener Seminarhaus Metamorphosys ist ein für alles offenes, alternatives, spirituelles Veranstaltungszentrum mit verschiedenen Seminar- und Veranstaltungsräumen die jederzeit – auch kurzfristig – zu mieten sind. Die Location ist besonders flexibel wenn es um den Wunsch nach einer ausgefallenen Eventlocation bzw. eines ausgefallenen Veranstaltungszentrums für kleinere Veranstaltungen geht. Dieses Veranstaltungszentrum ist auch eines der Wenigen Event Locations in zentrumsnaher Grünlage (bei der Alten Donau), das auch mit eine wunderbaren Natur Garten aufwarten kann. Damit eignet sich das Veranstaltungszentrum besonders für energetische und spirituelle Veranstaltungen sowie Events die eine gewisse Nähe zu Natur, Gesundheit, Wohlfühlen, Bewusstsein und Umwelt haben sollen (z.B. Vorträge oder Workshops zu den Themen Permakultur, Biologische Nahrung, Alternativmedizin, Naturheilung, Kräuter, Steine, Pflanzen, Räuchern … aber auch für Kreativität, Kunst und schöpferischer Ausdruck (Trommeln, Malen, Fotgrafie, Design, Tanz, Musik,...) sind Themen, die besonders gut zu diesem Veranstaltungszentrum passen.
Das Veranstaltungszentrum liegt nahe bei der U1 (Station Kagran / Donauzentrum bzw. Alte Donau) und verfügt über mehrere Veranstaltungsräume die zur Anmietung bereit stehen.
Die Garden Lounge mit ihren über 30 m2 und dem grossen goldenen Buddha-Relief ist ein besonders heller Seminarraum, der auch gerne als Tageslicht Studio für Foto und Film genützt wird. Der Veranstaltungsraum hat über eine gesamte Wand eine große Terrassentüre, die den Garten damit praktisch direkt in den Veranstaltungsraum holt.
Mit rd. 26m2 etwas kleiner als der grosse Seminarraum ist das Kaminzimmer, das gerne als Veranstaltungsraum für kleinere Workshop Gruppen bis zu 10 Personen, magische und mystische Circle, Gruppenarbeiten wie Peergruppen oder Supervision, etc. gebucht resp. angemietet wird. Dieser Gruppenraum strahlt eine besonders friedliche und gemütliche Atmosphäre aus und bietet einen besonders intimen Rahmen eines geschützten Raumes.
Ein weiterer geschützter Raum, der häufig von kleinen Gruppen zu sinnlichen und erotischen Themen (wie z.B. Sexualmagie, Tantra, etc.) angemietet wird ist der Energy Room, der auf seinen 13 m2 mit ungeheuer starker sinnlicher Energie und erotischer Leidenschaft aufwartet.
Daneben steht auch der einzigartige Feen Garten des Veranstaltungszentrums als Outdoor-Location / Open Air Eventlocation / Freilicht-Location (für private oder berufliche Fotoshooting und Videodreh ebenso wie für Bogenschießen, Konzert oder Fest), Ritualplatz, Feuerstelle, Kraftplatz für Zeremonien, Messen, usw. als Veranstaltungsort zur Verfügung.
Als Veranstaltungszentrum hat es sich das Metamorphosys als Ziel gesetzt ein möglichst breites Spektrum an Veranstaltungen anzubieten und die Seminarräume einem breiten Publikum das sich für ein bewusstes Leben, Lichtarbeit, Heilung, Gesundheit, Energetik, Persönlichkeitsentwicklung, Kreativität, Spiritualität u.ä. Themenbereiche interessiert, zu öffnen.
Eröffnet wurde das Veranstaltungszentrum im August 2009, seither ist das Metamorphosys Team unermüdlich darum bemüht laufen hochkarätige Vortragende und Anwender für Vortragsreihen, Seminare, Workshops, Kurse, etc. zu interessanten Themen in seinen Seminarräumen anzubieten und das Metamorphosys zu einen Ort der Zusammenkunft, Kreativität, Heilung und des allgemeinen Wohlbefindens zu machen.
Eine stattliche Anzahl von Energethiker, Lichtarbeiter, Heiler, Seminar-, Workshop- bzw. Kursleiter, Künstler & Kreative hat in den Jahren seit Eröffnung des Seminar-, Therapie- & Veranstaltungszentrums mit dem märchenhaften Feen Garten schon das einzigartige Ambiente dieses harmonischen Seminarzentrums für ihre Einzel- oder Gruppen Arbeiten und Infoveranstaltungen genützt und ist von der stimmigen Atmosphäre der Veranstaltungsräume begeistert. Viele wurden von der energetischen Kraftquelle dieses Veranstaltungsortes zu besonders schöpferischen Leistungen inspiriert.
Das Veranstaltungszentrum liegt nahe der Alten Donau, beim VIC in 1220 Wien Donaustadt, Erzherzog Karl Straße 13, für Mietanfragen, Buchung, Besichtigungstermine und alle weiteren Infos darüber einen Veranstaltungsraum zu mieten rufen Sie 0664 9402309
Versammlungsraum
Die schönen Seminarräume der Donaustädter Eventlocation „Metamorphosys“ eignen sich auch hervorragend als Versammlungsraum kleiner Gruppen, esoterischer Circles, spiritueller Gemeinschaften, Vereine und Clubs.
Wenn Du mit Deinem Verein eine Versammlung abhalten möchtest und dazu einen Gruppenraum mit einem Fassungsvermögen bis zu rd. 20 Personen mieten möchtest wäre das Kaminzimmer als Clubraum für Deine Treffen zu empfehlen. Der Vereinsraum ist besonders für Round Table Gespräche und Workshops in Kleingruppen von bis zu 8 Personen geeignet, kann aber auch für größere Events mit bis zu +20 Teilnehmer entlang einer Tafel gestaltet werden.
Suchst Du einen etwas größeren Veranstaltungsraum mit rd. 30 Personen Fassungsraum so ist die „Garden Lounge“ der ideale Raum für Deine Clubabende oder Meetings. Hier finden bei Kinobestuhlung mehr als 30 Besucher Platz, bei formeller Bankettbestuhlung (Bestuhlung mit Tischen in U-Form) passen 20 - 25 Personen in den Raum und auf Matten und Kissen können auch 40 und mehr Leute am Boden einen Sitzkreis bilden – besonders ideal ist diese Sitz und Raumanordnung für Meditationen, Trommelabende, etc. bei denen es formlos zugeht.
Für Veranstaltungen mit ca. 50 Personen können beide Seminarräume gemeinsam als Veranstaltungsraum gemietet und mitsammen kombiniert werden. Die beiden Räume liegen direkt nebeneinander und sind sowohl einzeln zu begehen wie auch untereinander begehbar.
Bei großen Events kann der Veranstaltungsort auch um die Terrasse und den Garten erweitert werden, für echte Großveranstaltungen mit mehreren Hundert Besuchern ist die Location allerdings nicht geeignet, dafür ist das Fassungsvermögen der Veranstaltungsräume nicht ausreichend. Wir helfen aber gerne bei der Suche einer geeigneten Location bei einem unserer befreundeten Seminarzentren oder Tagungsstätten.
-----------------------------
Multikulturelles Seminarzentrum
Das Wiener Seminarhaus "Metamorphosys" ist nicht nur ein multikulturelles Seminarzentrum des Miteinanders, des Dialogs und der Toleranz, sondern auch eines der wenigen Multikulti-Zentren, die mit einem eigenen uneinsehbaren Garten für Events und Rituale aller Art in dem man - unabhängig von Kultur oder Religion - einen Seminarraum mieten kann um interkulturelle bzw. Kultur übergreifende Veranstaltungen abzuhalten, aufwarten kann.
Das Metamorphosys versteht sich aber nicht nur als ein multikulturelles Zentrum mit Seminarräumen zu mieten, sondern auch als spirituellen Ort, der Kultur-, Rassen- und Religions-unabhängig für Zeremonien, Messen und Rituale aller Kulturen, Epochen und Religionen zur Verfügung steht. Hier findet jede Kultur, Religion oder geistig- spirituelle Weltanschauung ihren Platz um ihre Tradition zu leben und licht- und liebevolle Veranstaltungen abzuhalten.
Interreligiöses Zentrum - Multireligiöses Seminarhaus
Als interreligiöses Zentrum ist das Seminarhaus "Metamorphosys" ein Place of Bliss (Ort der Glückseligkeit), ein Tempel, Altarraum, Kirche, Ashram, Moschee, Synagoge, Opferplatz, Kloster, Ritualort, ... bzw. ein multireligiöses Zentrum aller Religionen und Kulturen - von den Lemuren und Atlantern, Mayas und alten Ägypter über die östlichen Religionen und Philosophien bis zu neuen westlichen Lehren und Traditionen.
In diesem Multikulturellen Zentrum kann jeder / jede einen Seminarraum mieten um seine eigenen Zeremonien und Rituale abzuhalten oder Messen zu zelebrieren. Ein Seminarraum für einen Abend ist bereits ab € 60,- Kaminzimmer bzw. 75,- € für den grossen Seminarraum "Garden Lounge") zu mieten
Das Metamorphosys war und ist als multikulturelles Zentrum immer wieder Gastgeber von Events quer durch alle Religionen und Kulturen - ob Kubanischer Heiler, Maya-Priesterin aus Guatemala, Brasilianische Schamanin,
russische Wahrsagerin, afrikanische Trommler, tibetische Reiki Lehrerin oder sibirische Schamanen - sie alle waren ebenso wie die unzähligen heimischen Seminarleiter bereits zu Gast im multikulturellen Seminarzentrum in der Donaustadt um hier ihre Workshops oder Kurse zu leiten, Vorträge zu halten, Messen zu feiern, Meditationen, Heilsitzungen, Rituale und Zeremonien abzuhalten, um zu beraten oder Seminare zu geben.
Für weitere Informationen bin ich unter der Wiener Mobiltelefonnummer 0664 9402309 erreichbar.
For details call ++43 (0)664 9402309 - English spoken !
Meeting room
The cosy seminar rooms oft he Viennese Event Location Metamorphosys are the perfect meeting rooms for small groups, esoteric circles, spiritual communities, unions or clubs.
If you are looking for a peaceful meeting room for a group of up to approx. 20 persons, the „Kaminzimmer“ with the artful oven will be the perfect venue for your club meeting. This cabinet is ideal for round table talks and workshops for ca. 8 participants, but the room can also be adapted with a table for groups of +20 persons .
Need a bigger venue? Then we suggest the „Garden Lounge“ for your event. This meeting room is suitable for 30 guest in seat rows (theatre) or even more than 40 people sitting in a circle on mats and cushions on the floor oft he room. Perfect for casual events such as meditations, drum workshops, etc.
For even bigger events with 50 and more visitors both rooms together make the ideal meeting location for your club evening, informal business meetings or celebrations.
During the warm season the venue can be extended with the sun terrace and the nature garden to a eventlocation for even more than 50 visitors, only if you plan a mega event with several 100 guests the Metamorphosys will be not big enough to hold all guests. However we will be happy to assist you in finding the right sized venue at one of our associated seminar centeres or meeting locations.
 | Event Seminar Organisation: Stimmiger Veranstatungsort |
für die Wahl des passenden Seminarraumes:
Um sein Seminar (seine Feier oder den Grillabend) richtig vorzubereiten und es auch erfolgreich abzuhalten sollte man sich eine Checkliste zurechtlegen und den einzelnen Punkten die entsprechende Aufmerksamkeit widmen.
Termin?
Wann soll das Event stattfinden? Die Wahl des richtigen Termins ist für das gute Gelingen eines Events bzw. den Erfolg eines Seminars häufig besonders wichtig. Dabei sollte man nicht nur die Arbeitszeiten der Gäste und ev. Urlaubstage im Auge behalten, sondern auch auf andere Veranstaltungen (z.B. Konzerte, Fussballspiel, etc.) achten, die ev. zeitgleich stattfinden. Auch der Zeitpunkt (Beginnzeit / Endzeit) spielt eine wichtige Rolle. Denken sie nicht nur an die Arbeits- bzw. Bürozeiten sondern auch an Schule, Kinderbetreuung, Mittagszeit, Verkehrsaufkommen und die Fahrpläne der Öffis.
Netürlich sollte man genügend Vorlaufzeit (zur eventuellen Einholung behördlicher Genehmigungen, Versand der Einladung an die Gäste, Werbung, etc.) eingeplant werden.
Kommen Besucher auch ohne eigenes Fahrzeug an den Seminarort? Wie oft muß man vom Zentrum kommend umsteigen um den Platz zu erreichen? Wie weit ist eine U-Bahn Station entfernt? Wie sieht es ggf. mit internationalen Anschlüssen zum Seminarplatz aus? Wie leicht wird der Platz auch von Nicht Ortskundigen – selbst ohne GPS, Navi, Lotsen, Scouts und Bergführer - gefunden? Gegebenenfalls muß man für eine ordentliche Beschilderung / Beschriftung sorgen, damit die Seminarteilnehmer auch wirklich den richtigen Ort und den richtigen Raum finden.
Für den Veranstalter ist es wichtig die Location auch zum Anliefern leicht anfahren zu können (Achtung auf Türbreiten etc. bei Anliefern von sperrigen Utensilien (z.B. Kühltruhen, etc.)
Parkmöglichkeiten?
Gibt es ausreichend Parkplätze? Ist das Parken frei oder gibt’s dort nur Kurzparkzone?
Umgebung?
Welche Stimmung vermittelt die Umgebung? Welche Stimmung möchte ich für das Event vermitteln und wie sehr entspricht die Gegend und das Haus dem Seminarinhalt bzw. dem Ziel des Events. Ist eine urbane Umgebung besser geeignet als Natur?
Outdoor oder Indoor?
Benötige ich neben einem Seminarraum auch etwas Freiluft? Für ein Feuer, Räuchern?...
Oder sollte meine Outdoor-Eventlocation auch ein WC haben und die Veranstaltung bei Schlechtwetter ins Innere eines Hauses verlegt werden können? Wie sieht bei einem Outdoor-Event der Plan B bei Regen und Schlechtwetter aus? Gegebenenfalls sollte man ein paar Abdeckplanen parat haben um nässeempfindliche Gegenstände (z.B. Musikanlagen, Verkaufspulte, Schulungsunterlagen, ...) schnell vor einem plötzlichen Regenguß schützen zu können.
Wenn das Event möglicherweise verregnet werden könnte sollte man vielleicht überlegen wie der Platz um den Grill oder die Freifläche abgedeckt werden kann. Die Anmietung (oder ev. Kauf) eines Partyzeltes kann ein verregnetes Fest retten.
Beton oder Grünflächen, Straße oder Garten?
Welche Anforderungen habe ich an den Seminarort? Brauche ich einen glatten, asphaltierten Untergrund oder soll’s etwas Natur sein?
Ausgewogenheit der Elemente & Feng Shui
Wie ausgewogen sind die Elemente am Seminarort. Welche Bedeutung hat Feuer, Wasser, Erde, Luft für meine Veranstaltung? Ist für alles gesorgt? Im Metamorphosys gibt’s Feuer (Feuerplatz, Feuerschalen) Wasser (Brunnen, Biotop, Gartendusche) Erde (ein wunderschöner Naturgarten / Kristallgarten) und Luft (die in den alten Bäumen rauscht und das Klangspiel ertönen läßt)
Infrastruktur?
Gibt es in der Umgebung ggf. Hotels, Restaurants, Geschäfte, etc. (besonders wichtig für längere Seminare bei denen die Gäste mehrere Tage an dem Ort untergebracht sind). Wie sieht es ggf. mit einem Zustellservice (Chinesisch, Pizza, Brathuhn, ...) aus?
Ev. an eine Ankündigung beim Hauseingang (z.B. 3-Eck Ständer) und Wegbeschriftung "Zum Seminar XY" / "Zu XY's Feier" denken, damit die Gäste nicht planlos durch Häuser irren.
Stimmung?
Wie ist die Stimmung am Seminarort? Passt sie zu mir und meinen Seminarinhalten?
Raumgröße?
Wie viele Besucher erwarte ich und welche Raumgröße muss ich dazu einplanen? Fünf Workshop-Besucher werden sich bei einem Tantra-Seminar in einer Turnhalle weniger wohl fühlen als in einem kleinen, geschützten Raum. Andersrum werden 50 Personen in einem 30 m2 großen Raum nur schwer genug Bewegungsfreiheit finden um Yoga oder Tai Chi zu üben. Ein zu großer Raum wirkt zwar noch ungemütlicher als ein kleiner, intimer Rahmen wenn aber die Kapazität des Raumes deutlich überschritten wird wird’s ebenfalls eng und ungemütlich. Etwas Privatsphäre und Bewegungsfreiheit sollte doch jedem Seminar Teilnehmer bleiben, auch wenn’s noch sehr vereinigendes Licht & Liebe Event ist – nicht jeder möchte jeden anderen Teilnehmer in seiner Aura.
Raumaufteilung?
Quadratische Räume sind universell zu verwenden: Sitzreihen, Sitzkreise, Kreise im Liegen oder Stehen, … in diesen Räumen können die Teilnehmer leichter in’s Seminargeschehen mit einbezogen werden. Lange, schlauchähnliche Räume eignen sich für Events bei denen die Gäste nicht unbedingt ins Geschehen mit einbezogen werden (Vortrag, Konzert, Filmvorführung).
Raumbeschaffenheit?
Welchen Boden (Holz, Teppich, Stein), welche Wände (Farbe, verspiegelt), Fenster, Türen, Heizkörper, etc. hat der Raum? Ist die Beschaffenheit des Raumes für das geplante Event passend? Kann der Raum ggf. umgestaltet werden (Teppiche auslegen, Spiegel aufstellen, Wände, Fenster, etc. abhängen). Muss der Raum zu verdunkeln sein?
Bühne oder Pult?
Benötige ich für mein Seminar ein „Rednerpult“, eine „Bühne“ oder Abstellflächen?
Wie sollen die Gäste sitzen? Auf Sesseln, Matten, Kissen? Zwanglos, im Kreis oder in Sitzreihen?
Tische & Abstellflächen?
Benötigen die Teilnehmer für die Arbeiten beim Workshop Tische oder reichen Schreibunterlagen um etwas mitzuschreiben?
Mietmobiliar
Für spezielle Bestuhlungswünsche (z.B. Schulbänke, Sesseln mit Pultauflagen, Heurigenbänke & Tische, etc.) müssen häufig die gewünschten Möbelstücke separat angemietet werden – sie müssen rechtzeitig bestellt und der Liefertermin mit der Location abgestimmt werden.
Gibt es ggf. einen Nebenraum für Einzelgespräche, Umkleide- bzw. Rückzugsmöglichkeit für den Seminarleiter, Abstellraum für Transportmittel (Taschen, Verpackungen, etc.) der Accessoires?
Besonders in der kalten Jahreszeit sollte man sich überlegen wo man die dicken Jacken verstauen kann ohne den Eingangsbereich völlig voll zu rammeln. Oft reisen Seminarteilnehmer mit Sack & Pack plus Kind & Kegel an. Wenn ein paar Mütter mit Kinderwagen, Wickeltasche und drei Taschen voll Krimskrams ein Seminar besuchen wird es im Vorraum schnell beengt. Für diese Eventualitäten sollte man sich einen Nebenraum zugänglich halten bevor alle Teilnehmer - und meist allen voran die Seminarleiter selber - ihre Rucksäcke und Kartons vor den Türen und Schränken abstellen.
Gibt es eine Teeküche zur Verpflegung der Gäste mit Kaffee, Tee, Wasser, einen Eisschrank zum Kühlen von Fruchtsäften oder Sekt, eine Kochstelle…? Können / sollen die Seminarteilnehmer auch zum Kaffeetrinken im Raum bleiben können oder soll beim Seminar nicht gegessen und getrunken werden?
Wie können die Pausen gestaltet werden? Gibt’s Toiletten, Getränke, was kosten sie …?
Was wird meinen Gästen für’s leibliche Wohl angeboten? Gibt’s verschiedene Tees, Kaffee, Wasser, eventuell kleine Knabbereien (Kekse, Chips, Salzgebäck, …)? Gibt’s die Möglichkeit Fingerfood, Brötchen, etc. vorzubereiten? Kann man das selber mitbringen und ev. auch etwas aufwärmen oder braucht man dazu Catering?
Raucherzone?
Gibt es für die Raucher (jaja, die gibt es trotzdem noch immer) eine Möglichkeit ihrem Laster zu frönen, ohne dazu 5 Stockwerke bis ins Freie steigen zu müssen?
Eignung des Veranstaltungsortes
Vor der Planung des Events muss sicher gestellt werden daß der Veranstaltungsort für das geplante Event auch geeignet ist - für grössere, anmeldepflichtige Events muß ev. eine behördliche Eignungsprüfung erfolgen.
Muss ich darauf achten dass mein Seminarort auch behindertengerecht ist? Ist er ggf. auch für Rollstuhlfahrer geeignet? (Das Metamorphosys ist wegen seiner Stufen leider nicht sonderlich behindertengerecht und die Toiletten sind auch nicht unbedingt rollstuhlgerecht, insbesd. sind die Türen mit den üblichen 80cm nicht extra breit)
Kindersicherer Seminarort?
Wenn Kinder (auch mit den Eltern) zu einer Veranstaltung zugelassen sind ist besonders Augenmerk auf einen kindersicheren Seminarort zu legen. Kinder sind während der Events häufig unbeaufsichtigt und können sich schnell irgendwo verletzen, insbesondere wenn sie im Garten auf Bäume oder Mauern klettern, in Nebenräume wie Werkstätten, etc. gehen können.
Hundezone?
Seminare zu denen die Teilnehmer mit ihren Tieren kommen können bedürfen natürlich ebenso einer besonderen Aufmerksamkeit. Zwar ist es üblich seine Tiere daheim zu lassen wenn man zu einer Veranstaltung geht, aber es gibt Personen die ohne ihren Hund keinen Schritt machen (auch solche die keinen Blindenhund benötigen). Solche Dinge müssen ebenfalls im Vorfeld besprochen werden.
Welche Umgebungsgeräusche herrschen vor – sind die Räume ruhig oder liegen sie gleich neben einer lauten Bahnstrecke …?
Beim Event nicht darauf vergessen die Handys ausschalten zu lassen und ggf. den Raum verschliessen, wenn man keine Nachzügler oder fremde Besucher im Raum haben möchte - bei einer Meditation kann das sonst sehr störend wirken.
Wer sicher gehen will, daß während einer meditativen Zeremonie auch kein Rasenmäher vom Nachbar stört sollte sicherheitshalber den Sonntag als Veranstaltungstag wählen. In den meisten Gemeinden ist der Sonntag ein Ruhetag und auch das (laute) Rasenmähen verboten.
Kann man im Seminarraum auch laut genug werden? Oder steht nach 10 Miuten Trommeln die Polizei vor der Tür? Urschreiseminare und Trommelworkshops sollte man dem Vermieter ebenso klar ankündigen wie Meditationsabende, bei denen möglichst völlige Ruhe benötigt wird.
In Wien herrscht generell von 22h - 6h früh Nachtruhe sowie Sonn- und Feirtagsruhe (gesetzliche Vorschrift). In diesen Zeiten darf die Lärmimmission bei den Nachbarn nicht mehr als ca. 45 dB erreichen. Aber auch tagsüber darf man nicht unbegrenzt Krawall machen. Laute Veranstaltungen / Grossevents müssen entspprechend angemeldet und bewilligt werden (Magistrat, Bezirksamt / Gemeindeamt, Polizei).
Siehe dazu hier > http://www.umweltbundesamt.at/fileadmin/site/publikationen/REP0310.pdf
Licht spielt bei jedem Event eine essentielle Rolle – man kann ihm nicht genug Aufmerksamkeit schenken. Welche Beleuchtung passt zum Event, wie kann der Seminarraum in ein angenehm, stimmungsvolles Licht getaucht werden (Beleuchtungseffekte, Dimmen, Kerzen, farbiges Licht, …)? Ist ev. eine Verdunkelung (Jalousien, Vorhänge, …) nötig? Welche Außenbeleuchtung ist ggf. bei einem Outdoor-Event nötig.
Werden Stromanschlüsse benötigt und wie / wo können Geräte aufgestellt werden ohne dass die Kabel zu Stolperfallen werden oder Geräte im Weg stehen?
Internetverbindung, Laptop & Abspielgeräte?
Wird eine Internet-Verbindung benötigt? Funktionieren mein Laptop und alle Anschlüsse, lassen sich meine Präsentationen über die vorhandenen Wiedergabegeräte abspielen? Gerätecheck? Soundcheck?
Heizung & Belüftung
Die Temperatur im und die gleichzeitige Frischluftzufuhr zum Seminarraum sind oftmals problematische Punkte. Es darf im Seminarraum nicht zu kalt sein, trotzdem ist Frischluft - vor allem dann wenn sich die Leute bewegen sollen (und damit zu schwitzen beginnen) - unerlässlich. Man sollte also auch Pausen einplanen während denen der Raum einmal ordentlich gelüftet werden kann. Fehlt der Sauerstoff werden die Seminarteilnehmer leicht müde und können sich nur noch schwer auf den Seminarinhalt konzentrieren.
Bei Outdoor-Veranstaltungen in der kühleren Jahreszeit ev. an Infrarot-Heizstrahler denken - und im Sommer an Sonnenschutz
Für den Seminartag oder den Abend soll jeder seine klare Aufgabe zugeteilt bekommen. Das gilt besonders dann, wenn mehrere Personen ein Seminar gemeinsam bestreiten oder jemand als Hilfe bereitsteht (egal ob das ein Freund des Seminarleiters, der Vermieter oder Dritte, z.B. Catering ist).
Wer bereitet den Raum vor, wer begrüßt die Gäste, kassiert, lässt die Gästeliste herumgehen, wer kocht Tee und Kaffee, räumt leere Tassen weg, wann bereitet wer das Feuerholz vor, … ?
Raumdekoration:
Wie kann ich ggf. Bilder aufhängen, wo kann ein „Altar“ aufgebaut werden? Wie kann ich gefahrlos Kerzen aufstellen, Räuchergefäße aufstellen, etc.
Mit den passenden Ethno-Gegenständen (z.B. Tücher, Federn, Statuen, Masken, Blumen, Trommeln, Fellen, Vasen, Töpfen, Schalen, Bildern, Papyri, … und vielen anderen Accessoires) lässt sich ein Seminarraum ganz schnell und unproblematisch wahlweise auf indisch, chinesisch, afrikanisch, japanisch, ägyptisch, tibetanisch oder indianisch trimmen, bekommt einen Touch der Aborigines oder der Mayas.
Das Metamorphosys läßt sich nicht nur schnell für alle Arten von Seminaren adaptieren, hier können auch Altäre und Tempelräume für spezielle Zeremonien und Rituale geschaffen werden.
Accessoires?
Was benötige ich alles für mein Seminar oder den Workshop und was ist im Seminarhaus vorhanden? Welche Accessoires kann ich bereits viel früher anliefern.
> Flipchart (und passendes Papier), Präsentationsmöglichkeiten
> Spiegel (bei Bewegungsübungen, Malkursen, Fotoworkshops, etc.)
> Matten, Kissen, Decken,…
> CD-Player, Musik, …
> DVD-Player – ev. mit USB Anschluß
> Dekorationsmittel (Blumen, Steine, Holz, Bilder, Fotos, Wandbehang, Teppiche, …)
> Deko- / Befestigungsmaterial (Klebeband, Nylonfäden, Blumendraht, Stative, …)
> Werkzeug (Cutter, Schere, Zange, ....)
> Musikinstrumente (Trommeln, Rasseln, Pfeifen, …)
> Kerzen, Teelichter
> Duftlampen, Duftöle, Räucherstäbchen, Räucherschalen, Räucherwerk, Räucherkohle, …
> Schreibinstrumente, Schreibunterlagen, Farbstifte, Papier
> Seminar- & Werbeunterlagen, Visitkarten, Flyer, etc. – wo und wie lege ich sie beim Seminar aus?
> Produkte – wie präsentiere ich sie im Raum? Produktaufsteller?
> Skripte in ausreichender Zahl? Fotokopierer?
> Tischdecken, Platzsets, Servietten, …
> Geschirr, Besteck, Tabletts, ...
> Servietten, Alufolie, Müllsäcke, ...
> Feuerschalen – wie groß wird das Feuer? Im Seminarraum möglich oder nur im Freien?
> Feuerholz, Räucherwerk, Zündhölzer,…
> Ethno – Gegenstände (als Deko)
> Ritualgegenstände (individuelle Dinge, Kieselsteine, Edelsteine, Hölzer, Beeren, Früchte, …)
Die INVENTARLISTE des Metamorphosys ist hier zu finden:
http://www.seminarraum-wien.com/partyvorbereitung.htm#Inventarliste
Die Personen die etwas bringen (und aufbauen) sollen auch genau das wieder abbauen und mitnehmen was sie gebracht haben - nichts mehr und nichts weniger. Damit ist sichergestellt, daß beib Abbau nichts beschädigt, nichts vergessen wird und nichts Fremdes eingepackt wird. Wenn jeder irgendetwas einpackt fehlt immer irgendwem etwas. Die Veranstalter (Gastgeber) müssen dazu schon vor den Gästen kommen und erst nach den letzten Gästen gehen!
Was will ich meinen Gästen anbieten? Genügen Wasser, Tees & Kaffee (für Seminare meist ausreichend), oder möchte ich mit einem Gläschen Prosecco anstoßen? Chips, Salzgebäck und einige Kekse, Schnitten oder ähnliche Knabbereien sind universelle Energiespender und schnell bereitgestellt. Auch Nüsse und Obst sind willkommene Erfrischungen ebenso wie Brötchen, Torten, Krapfen, Kipferln, … die schnell vom nächsten Bäckerladen mitgenommen werden können.
Ein Zustellservice für Pizza, Sushi, Brathuhn, Döner, Schnitzel, etc. findet sich praktisch überall im urbanen Raum problemlos. Damit können Seminarteilnehmer auch noch in letzter Minute wählen soferne eine Verpflegung im Haus gewünscht ist.
Will man etwas Besonderes bereitstellen oder warme Speisen zubereiten (z.B. vedische Küche, vegetarische Schmankerln oder einen bekömmlichen Chai), so bedarf das etwas mehr an Vorbereitung – egal ob man dazu eine Cateringfirma beauftragt oder selber kocht bzw. Mitgebrachtes aufwärmt.
Überprüfen ob ausreichend (und auch passendes) Geschirr und Besteck vorhanden ist, ev. Pappteller, Besteck, Becher, Servietten, Sektflöten, etc. mitnehmen. Ein Seminarhaus (auch das Metamorphosys) ist meist nur bedingt auf gastronomische Leistungen eingestellt und hat üblicherweise Gläser, Tassen und Schalen für Tee, Kaffee etc. aber nur selten auch Koch- und Tafelgeschirr für 30 Personen oder mehr (außer es handelt sich um eine Mietküche, die auch sämtliches Kochgeschirr bereithält).
Warmhalteplatten und Wasserbäder (Bain Marie) benötigen auch eine stabile Unterlage die das Gewicht tragen kann.
Neben den anderen, hier sowieso auch aufgeführten Punkten gilt hier insbesondere noch:
Gibt`s genügend Möglichkeiten zum Einkühlen von Getränken? Neben Kühlschrank können auch Badewannen, Schaffeln oder Kühltaschen / Isoliertaschen / Styropor-Kühlboxen mit Kühlpatronen bzw. (Trocken-)Eis zur Kühlung der Getränke verwendet werden. Neben Zustellservices für Trockeneis & Eiswürfel kann man auch bei verschiedenen Tankstellen und Lokalen Crush-Eis oder Eiswürfel bestellen & abholen (Achtung - aus Hygienegründen verkauft der nächste McDonald auf der Wagramerstr. / Erzh.-Karl-Str. kein Eis mehr).
Reichen die Grillflächen für die Anzahl der geladenen Gäste? - Ein einfacher Gartengrill ist im Baumarkt schon um wenige Euro erhältlich und er verkürzt die Wartezeit auf's Essen deutlich. Oft warten Gäste sehr lange auf ein Grillwürstel ;-)
Ist genug Holz, Grillkohle, etc. vorhanden? Ob man zum Grillen einfache Holzkohle oder Holzkohlen-Briketts verwenden will ist Ansichtssache. Letztere glühen etwas heißer und länger.
Auch die Verwendung von Alufolien und runden Alu-Grillschalen oder eckigen Grilltassen bleibt Jedem überlassen, ebenso wie die Entscheidung für eine simple Grillfläche / Grillgitter auf der Feuerschale, einen einfachen Gartengrill, einen Kugelgrill oder überhaupt einen Grillwagen der alle Stückerln spielt und sowohl für direktes Grillen, indirektes Grillen, Räuchern, Dünsten, Warmhalten und was-weiß-ich-wofür noch geeignet ist.
Welche Möbel, Deko und Gestaltungselemente brauche ich (Bänke, Tische, Lampen, Gartenfackeln, Lampions, Laternen. Girlanden, Tischdecken, Gartenzelt, Sitzkissen, Matten, Schirme, Pavillions, Zelte, ... ). Im Sommer empfiehlt sich auch an Sonnen- & Gelsenschutz (Gelsenfackeln, Gelsenspiralen, Räucherzeugs, Autan-Gelsenspray & so) zu denken. Besonders in der Nähe von Gewässern können die Mücken zur Plage werden.
Ein Tipp zur Sitzplatzbemessung bei Gartenfesten, Grillpartys, etc.: Viele Veranstalter fürchten beim Grillabend vielleicht zu wenig Sitzgelegenheiten zu haben. Meine Erfahrung hat gezeigt, daß mindestens ein Viertel der Gäste steht (um den Grill, in der Küche, ...) oder ständig zwischen einzelnen Tischen / Gruppen in Bewegung ist. Von 40 Gästen stehen mindestens zehn um's Feuer, um den Herd, Kühlschrank, Buffet, .... wenn 30 auf einem Platz sitzen bleiben ist das schon viel. Ausserdem herrscht bei solchen Events bei denen es keine fixen Programmpunkte gibt eine Fluktuation der Gäste (also ein ständiges Kommen und Gehen) weil manche erst später kommen und einige schon wieder früher gehen müssen (andere Termine, Kinder, Haustiere, ...). Damit sind meistens nur max. 80-90% der Gäste wirklich gleichzeitig anwesend.... Wenn also zu einem länger dauernden Event (z.B. Ganztages-Fest od. 8-stündigem Grillabend) insgesamt 100 Personen erwartet werden reichen meist schon 50 Sitzplätze ...
Grillen im Freien - Was tun bei Regenwetter - Alternativlösung - Indoor?
Beim Grillen im Freien ist auf die Reglements dazu zu achten (insbesd. die Sorgfaltspflicht / Feuerschutzmassnahmen und die Vermeidung von Rauch und Geruchsbelästigung) - siehe dazu Verordnungen zu Grillfeuer
Ganz im Trend liegt jetzt auch Outdoor Wintergrillen - für die ganz Harten, die sich auch von Schneetreiben und Minusgraden nicht von einem zünftigen Grillabend abhalten lassen. Hier sollten auf jeden Fall genug heisse Getränke (Tee, Kaffee, Chai, Punsch, Glühwein, ...) bereitstehen. Auf die nötigen Isolierkannen nicht vergessen!
Musikauswahl: Welche Musik ist beim Fest geplant? Und wie wird die Musik bereitgestellt? Wird eine Band spielen oder kommt ein DJ mit seiner Anlage - Plattenspieler. Mischpult etc. .. Wer sich Geld für die Musiker und Diskjockeys sparen will stellt sich seine eigene Playlist am Smartphone oder einen USB Stick mit seiner Lieblingsmusik zusammen. Damit ist man gut gerüstet und muß auch nicht ständig die CDs oder Platten wechseln. Nicht vergessen die nötigen Kabeln zum Fest mitzunehmen damit das Abspielen der Mudsik vom Handy oder Laptop auch dann klappt wenn die Anlage der Location keinen Bluetooth- oder sonstigen mit den eigenen Geräten kompatiblen Anschluss hat.
Musik & Tanz beim Gartenfest: Gibt es eine Musikanlage oder zumind. Strom f. Musik, wo kann ggf. getanzt werden? Wie sieht's mit der Lautstärke aus? In Wien muss man gesetzlich ab 22h auf Zimmerlaustärke zurüchschalten! Musik- u. Tanzveranstaltungen müssen (in Wien bei der MA36 angemeldet) werden - siehe weiter unten.
Getränke-Gebinde / Abfall - bei Festen ist es generell sinnvoll darauf zu achten daß keine leicht zerbrechlichen Gebinde ausgegeben werden. Zerbrochene Bierflaschen und Glasscherben im Gras stellen eine hohe Verletzungsgefahr dar und sollten möglichst vermieden werden. Statt Glasflaschen und Gläsern sollte man Getränkedosen, Kunsstoffflaschen und Pappbecher verwenden. Dieser Abfall lässt sich am Event-Ende auch leichter beseitigen als Glasscherben in einer Wiese.
Feuerwerk? Achtung auf die regionalen Beschränkungen und feuerpolizeilichen bzw. pyrotechnischen Vorschriften!
Grossevents: Ab einer gewissen Grössenordnung / Teilnemherzahl wird man nicht nur einen Türsteher zur Kontrolle der Einladungen, Kartenabriss, Kassieren, u.Ä. benötigen sondern auch Personal für Garderobe, Küche, Servieren, etc, sowie Security Personal das ev. Störenfriede, Komasäufer, etc. aussortiert. Besonders Teenager-Partys und "Facebook-Events" (bei denen viele Gäste den Veranstaltern gar nicht vorher bekannt sind) können sonst leicht ausser Kontrolle geraten und Rettungs- u. Polizeieinsätze nach sich ziehen. Für die Veranstalter bzw. die Erziehungsberechtigten kann das dann ein teurer Spass werden! Erwachsenes, besonnenes Aufsichtspersonal ist bei Partys von Teenies auf alle Fälle anzuraten.
Siehe dazu auch die Jugendschutzbestimmungen und die Pflichten für Veranstalter weiter unten.
Veranstaltungsanmeldung
ACHTUNG - Anmeldepflichtige Veranstaltungen: Öffentliche bzw. größere Veranstaltungen die über den Rahmen eines üblichen Familienfests (d.s. Hochzeiten, Geburtstage, etc. für einen engen Kreis geladener Angehöriger – üblicherweise bis zu 20 Personen) hinausgehen, (laute) Events die in die Sonntags- und Nachtruhe fallen und alle Arten von Musik- und Tanzveranstaltungen im Freien müssen zwingend bei den zuständigen Behörden (Magistrat, Polizei, …) angemeldet werden. Vorschriften und Ausnahmen dazu siehe „Veranstaltung anmelden“
Veranstaltungs-Versicherung?
Eventuell ist auch die Versicherung des Events sinnvoll - insbesondere bei grösseren Veranstaltungen ist der Abschluss einer entsprechenden Versicherung sinnvoll. - siehe Artikel http://www.eventplanen.at/eventmanagement/sicher-ist-sicher-auch-bei-events?utm_source=Plista&utm_medium=paid&utm_campaign=Events_Care%20Consult
Für kleinere Veranstaltungen ist vielleicht die Haushalts-/Haftpflichtversicherung ausreichend, aber für alles was über eine reine Familienfeier hinausgeht und wenn's um grössere Beträge für Mieten, Catering, etc. oder zur Absischerung gegen Personenschäden, wetterbedingte Ausfälle etc. geht macht es Sinn sich zusätzlich abzusichern.
Vielleicht denken sie auch an ein Rahmenprogramm bei der Veranstaltung. Live Musik zur Ausstellung, eine Kartenlegerin bei der Firmenfeier, Trommler bei einem Sommerfest oder eine Zeremonienmeisterin für's Feuerritual zum Abschluß eines Workshops. Zusätzliche Highlights können auch mehr Besucher - und vielleicht auch Interessenten für Dein Hauptprogramm - bringen. Achten Sie aber darauf daß sich Seminar und Rahmenveranstaltung nicht gegenseitig behindern oder gar kanibalisieren. Auch müssen solche Musik- & Tanzdarbietungen ggf. bei den Behörden angemeldet werden.
Siehe dazu auch die Infos unter Partyspiele (http://www.seminarraum-wien.com/partyvorbereitung.htm#Partyspiele )
Kann man bei der Veranstaltung mit Kollegen kooperieren (z.B. um sich die Standkosten bei einer Messe zu teilen) - oder finden sich Sponsoren für das Event (z.B. wenn diese dafür beim Event ihre Waren präsentieren, Kostproben oder Flyer verteilen können etc.)
Lagerung von Dekomaterial & Accessoires
Können größere Accessoires, Requisiten und Utensilien (von Hintergründen, Stoffen, Matten, Malutensilien, Staffeleien, etc. über Statuen, Pulten und anderes Interieur bis hin zum Feuerholz) bereits zu einem früheren Zeitpunkt angeliefert und ggf. auch für längere Zeit (eventl. bis zum nächsten Event) am Seminarort gelagert werden? – Das Metamorphosys verfügt über genug Platz um selbst Baumstämme und Altäre zwischenlagern zu können. ;-)
Gimmicks
Sollen die Seminarteilnehmer etwas mit bekommen? Eine Frucht, einen Kristall, Tannenzapfen, … ? Im Metamorphosys – und im Garten sind ja einige solcher Gimmicks vorhanden. Eine Mandarine, Blüte oder ein Rosenquarz kostet nicht die Welt und ist eine nette Geste.
Identifikation - Namenschilder - Tischkarten
Sollen die Seminarleiter - und evin. auch die Gäste - identifiziert werden können? Dann bietet es sich an ihnen beim Eingang (beim Abgleich mit der Einladungsliste) Namensschildern anzubieten. Bei kleinen Workshops kann darauf natürlich verzichtet werden, aber bei grösseren Events sollte man zumindest die Seminarleiter an einem Namensschild, einem T-Shirt. einer Kappe oder Ähnlichem erkennen können. Wenn es eine fixe Einladungsliste gibt können diese Namenschilder für die Veranstaltung bereits vorbereitet bereit liegen. Einige Blanko (unbeschriftete) Reserve Namenschilder für die unangemeldeten Gäste und Nachzügler nicht vergessen!
Wenn nötig müssen auch Tischkarten entsprechend vorbereitet werden.
Bei den meisten Seminaren wird keine Sitzordnung nötig sein, die Teilnehmer suchen sich ihren eigenen Sitzlatz, an dem sie sich wohl fühlen selber aus. In grösseren Sälen und Veranstaltungshallen ergibt sich die Sitzordnung durch die Sitzplatz Nummerierung (z.B. Theater, Kino, Konzerthalle). Doch bei einer Vielzahl von Events ist es durchaus sinnvoll sich die Sitzordnung vorher genau zu überlegen und die Gäste so zu platzieren wie es für das jeweilige Event gewünscht ist. So ist es natürlich sinnvoll Redner und andere Mitwirkende aus den Reihen der Zuseher so zu lpatzieren, daß diese leicht die Bühne, das Rednerpult oder das Mikrofon erreichen können. Und die Sitznachbarn sollten natürlich auch so gewählt werden, daß es zu keinen Störungen aufgrund der Sitzordnung kommt - sprechen die Sitznachbarn die selbe Sprache, stammen sie aus der selben Familie, den gleichen "Lagern" ....
Auch wenn heute Event-Einladungen meist per Mail, über Facebook u.ä. soziale Medien und bei kleinerer Gästeanzahl auch telefonisch erfolgen sind schriftliche Einladungen immer noch die stilvolle Art zu einem Fest zu laden.
Schon die Gestaltung der Einladungskarten kann die Art des Events signalisieren - ob Geburtstagsfeier, Hochzeit, >Sponsion, Taufe, Babyparty, Polterabend, Karnevalsfeier, St.Patricks Day, Thanksgiving oder eine Motto-Party - die Gestaltung der Einladung kann schon signalisieren worum es geht. Dabei ist natürlich auch eine entsprechende Gestaltung der e-mail Einladung oder Eventausschreibung möglich.
Um die Gästeanzahl richtig einschätzen zu können empfiehlt es sich um Anmeldung zu bitten - der Hinweis "U.A.w.g. - Um Anmeldung wird gebeten" mit einem Zeitpunkt bis wann die Anmeldung zu erfolgen hat empfiehlt sich auf der Einladung. Die Rückmeldung der Gäste sollte längstens 14 Tage vor dem Termin erfolgt sein damit die Planung der benötigten Sitzplätze, Speisen, etc. rechtzeitig erfolgen kann.
Bei Events zu denen nur ein bestimmter Personenkreis Zutritt bekommen soll (geladene Gäste oder Teilnehmer die sich ein Ticket reserviert haben bzw. den Eintrittspreis oder Seminargebühr schon bezahlt haben) ist der Abgleich mit der Einladungsliste nötig. Im zuge dessen können auch die Namenschilder ausgegeben werden.
Gästeliste?
Um die Teilnehmer auch später wieder einladen zu können ist das Anlegen einer Gästeliste sinnvoll – die kann man zu Beginn und in der Pause herumgehen lassen oder gleichzeitig mit dem Kassieren des Eintrittspreises ausfüllen lassen. Es hat sich als sinnvoll herausgestellt die mailadressen mit dem Hinweis darauf, dass damit noch weitere Seminarunterlagen und / oder Fotos an die Teilnehmer übermittelt werden können. So kann man sicher sein, dass sich die Mehrzahl auch wirklich in die Liste einträgt, zwingen sollte man aber niemanden dazu.
Kassa?
Wie wird bei dem Event der Eintrittspreis kassiert? Zu Beginn beim Eingang? Während der Pause? Wer kassiert? Wie können die Teilnehmer ihre „freie Spende“ oder Trinkgeld geben? Gibt’s dazu eine eigene Kasse – wie wird der „Klingelbeutel“ herumgereicht?
Personal?
wird Hilfspersonal (Servierpersonal, Helfer für den Auf- u. Abbbau, Security, Einlass) benötigt? Es kann - selbst bei einem Mini-Event - sicher nicht schaden, wenn einem jemand zum Seminar begleitet, der sich um kleine Nebenarbeiten kümmern kann (Getränke zubereiten, Gästeliste herumreichen, kassieren, etc.).
Jubelperser & Claqueure
Auch wenn man keine klassischen Animateure und Szenen-Applaus benötigt, eine eingeweihte Person unter den Zusehern bzw. Seminarteilnehmern (Freund, Freundin, früherer Kursteilnehmer) ist meist sehr hilfreich wenn es darum geht Schwung in eine zu steife Runde zu bringen und eventuell im Workshop die richtigen Fragen zu stellen. Jemanden, der den Seminarablauf schon kennt, bei Übungen gerne auch den Anfang macht oder passende Zwischenfragen stellt, wenn die anderen Seminarteilnehmer alle auf den Mund gefallen sind.
Die Aufmerksamkeitsdauer der Zuhörer ist begrenzt. Sie beträgt meist nur rd. 20 Min. – länger können sich nur die wenigsten Menschen auf einen komplexen Inhalt – z.B. wissenschaftlichen Vortrag - konzentrieren. Daher sollten bei Seminaren immer wieder kleine Auflockerungen – z.B. durch fallweises Einbinden des Publikums, Körperübungen, etc. - und Pausen eingeplant werden. Dauert ein Monolog zu lange driften die Zuhörer unweigerlich weg, wenn man es nicht schafft mit Abwechslung die Aufnahmefähigkeit der Gäste zu steigern.
> Grössere / öffentliche Events bei den Behörden anmelden! (spätestens 1 Woche vor Beginn)
> Werbemöglichkeiten vor Ort (Plakate, Flyer, Poster) im Seminarhaus möglich?
> Ankündigung auf Website und in den Gruppen, Foren etc. des Seminarortes?
> Richtige Eventausschreibung
> Eintragen in Veranstaltungskalender
> Einladungen versenden (Newsletter, persönl. E-Mails, …)
> Ankündigung über soziale Netzwerke (Facebook, Xing, etc.)
Bei grosseren Vorbereitungen (z.B. Ausstellung, Konzert, Messestand / Warenpräsentation, etc.) sollte genügend Vorbereitungszeit eingeplant werden und nach Möglichkeit schon am Tag zuvor alles stehen. Eine Stunde vor dem Event erst mit dem Aufbau der Dekoration zu beginnen wird meist knapp - besonders dann wenn man (an der Location) zum ersten Mal etwas veranstaltet. Oft fehlt dann auch noch ein Teil den man von irgendwo besorgen muß (besonders blöd wenn das an einem Sonntag passiert) und die ersten Besucher kommen schon 30 Min. vor dem Beginn ... da ist der Streß dann vorprogrammiert. Besser schon am Vortag alles vorbereiten und dann ganz entspannt zum Event erscheinen.
Generell müssen die Veranstalter bereits vor den Gästen (lieber eine Std. früher) an der Location sein um die Besucher zu empfangen und entsprechend zu instruieren. Und der Veranstalter ist auch der letzte der die Location verlässt.
Richtige Event Ausschreibung?
Welche Informationen braucht der Teilnehmer für meinen Event? Außer Was (Beschreibung) Wann (Datum, Uhrzeit, Dauer, eventl. Tagesablauf / Programm) und Wo (Seminarort) sind Hinweise auf die Kosten und Gruppengröße (min. und max. Teilnehmerzahl), ev. Altersbeschränkung, Art und Kosten der Materialien für den Kurs, Verpflegung, … ist das im Preis enthalten oder kostet es extra, welche Sachen soll der Teilnehmer mitbringen (z.B. die richtige Kleidung, Schuhwerk, Regenschutz, persönl. Gegenstände wie Steine, Talisman, etc.), ist eine Vorbereitung auf das Event (z.B. Fasten) nötig.
Was sollen die Teilnehmer zum Seminar anziehen oder mitbringen – spezielle Kleidung, Regenschutz, etc.? Sind Hausschuhe vorhanden? Gibt es im Haus eine Möglichkeit sich umzukleiden?
In vielen Seminarräumen - so wie auch im Metamorphosys - sind Strassenschuhe verpönt. Besonders dann wenn sich Kursteilnehmer auch am Boden aufhalten (z.B. bei Yoga, Meditationen, ezc.) sind Strassenschuhe meist strikt verboten. Zu diesen Locations sollte man ev. eigene Hausschuhe oder dicke Socken mitbringen.
Soll beim Event (vom Seminarleiter / Veranstalter) fotografiert oder gefilmt werden sollte man auch das Einverständnis der Teilnehmer einholen, damit es später keine Probleme bei der Veröffentlichung gibt. Bei öffentlichen Veranstaltungen ist zwar das Fotografieren und Filmen grundsätzlich erlaubt (für Tonaufnahmen müssen die Personen über die Aufnahme gesondert informiert werden) aber nicht allen Personen ist das auch recht. Deswegen gilt im Metamorphosys generell ein Film- und Fotografierverbot, wenn es die Veranstalter (und / oder ggf. auch die Teilnehmer) wünschen kann aber natürlich gefilmt und fotografiert werden. Oft ist es gut ein paar Erinnerungsfotos zu schießen und sie den Teilnehmern des Events zukommen zu lassen.
Facebook, Twitter, Google+ & Co.: Das Posten von Eventfotos und Selfies in allen Lebenslage kommt immer mehr in Mode - aber nicht Jedem ist das auch Recht. Nicht jeder Seminarteilnehmer möchte gerne der ganzen Welt mitteilen welchen Selbstfindungstrip er soeben durchlebt und manchem Partygast ist es gar nicht recht wenn er als leicht illuminierter Zechbruder für seinen Chef getaggt wird oder er sich vor der Ehefrau rechtfertigen muß warum er mit einer Freundin auf einem Fest war. Die Gesichterkennungsprogramme der Sozialen Netze sind auch nicht Jedermanns Sache. Also sollte man es generell unterlassen ständig ungefragt alles zu dokumentieren und zu veröffentlichen.
Bürokratische Nebenarbeiten
im Idealfall ist bereits lange vor dem Event alles Bürokratische (Rechnungen, Zahlungen, etc.) erledigt, es sind alle Utensilien bereits im Haus, jeder hat seine Checkliste und die Aufgaben klar zugeteilt und am Tag des Events muss man sich nur noch um die Vorbereitung des Events kümmern.
Verträge oder Rechnungen schreiben, Zahlungen abzuwickeln und über Extras verhandeln zu müssen wirkt sich störend aus und das sollte alles bereits im Vorfeld geklärt sein.
Während des Events sollte man nicht mehr mit den kaufmännischen Belangen belastet werden und sich nur noch auf seinen Seminarraum, den Seminarinhalt und zuletzt nur noch auf die Gäste konzentrieren können.
Es empfiehlt sich - zumindest bei etwas teureren Seminaren oder Events - Vorauszahlung oder eine Anzahlung auf den Seminarpreis zu verlangen. Ohne Vorauszahlung ist die Ausfallquote der angemeldeten Gäste ungleich höher als wenn jemand schon mindestens einen Fünfziger investiert hat. Anmeldungen alleine sagen noch nichts über die Haltbarkeit der Zusagen aus. Besonders die "unverbindlichen" Anmeldungen bei Facebook, Groops, Xing, Google & Co. sind eher als ein "Gefällt mir" als eine konkrete Teilnahmezusage zu werten. Wer sich auf das geschlossene Erscheinen aller dort angemeldeten Teilnehmer wartet wird leicht enttäuscht und bleibt auf seinen Kosten sitzen.
Kostenteilung: Um sich eine attraktive Location wie das Metamorphosys für eine private Feier, Grillabend, Geburtstag, etc. zu leisten bietet es sich an die Kosten für die Miete ebenso zu teilen wie die Aufwendungen für Verpflegung und Getränke. Wenn jeder etwas zu Essen, etwas Grillgut, Getränke etc. mitbringt und ein paar Euro in die Spendenkasse wirft kann sich jeder der 10, 20 oder gar 30 Freunde zu einer Party zusammenbringt eine perfekte Eventlocation mieten. Ein gemütlicher Platz an dem man einen Abend lang grillen und feiern kann ist schnell jemanden 10 oder 20 Euro wert ...
Er ist der Verantwortliche für alles - auch im Sinne des Gesetzes (im Fall des Metamorphosys ist das das Wiener Veranstaltungsgesetz). Wenn nichts anderes angegeben wird ist für uns immer der Mieter bzw. Rechnungsempfänger auch gleichzeitig der Veranstalter im rechtlichen Sinn.
Für Eventmanager sind hier die Vorschriften im Überblick (PDF Veranstaltungsgesetze für Wien): http://www.wien.gv.at/wirtschaft/gewerbe/technik/pdf/vorschriften-events.pdf
Neben dem Veranstaltungsgesetz ist ggf. auch das Wr. Jugendschutzgesetz zu beachten (siehe https://www.wien.gv.at/recht/landesrecht-wien/landesgesetzblatt/jahrgang/2002/html/lg2002017.htm
So ist der "Backstage - Bereich" und gewisse Servicezonen ausschliesslich dem Veranstalter vorbehalten und für Gäste generell nicht zugänglich.
Einzelgespräche - Verkaufsgespräche
Nicht alle Seminarteilnehmer wollen alles vor Publikum besprechen. Vertrauliche Inhalte bespricht man besser in einem Nebenraum als zwischen Tür und Angel. Gibt's am Seminarort auch einen solchen Nebenraum in den man sich mit Klienten zurückziehen kann um ein kurzes Gespräch zu führen oder sich Termine für Einzelberatungen etc. auszumachen?
Ein kritischer Punkt ist immer dann gegeben wenn die Veranstaltung nur ein Info-Abend ist und die Gäste im Anschluß einen weiteren Kurs, Workshop, Folgeseminar, etc. buchen sollten und nur ein Seminarleiter anwesend ist, der sich nach um Fragen und den weiteren Verkauf gleichzeitig kümmern sollte. Im Idealfall gibt's einen Helfer, der den Seminarleiter dabei unterstützt und die Gäste daran hindert zu gehen, bevor sie (mit ihren Fragen) an der Reihe waren. Auf jeden Fall sollte man vor dem Ende des Vortrags bzw. Events - solange noch alle Teilnehmer im Raum sitzen - darauf hinweisen, daß man jetzt (om Anschluß an die Veranstaltung) noch Fragen stellen kann, seine Adresse in die Liste eintragen soll, die Möglichkeit hat ein weiterführendes Seminar zu buchen, eine CD, DVD, Buch zum Seminarinhalt passende Produkte, usw. zu kaufen und daß der Seminarleiter gerne mit jedem einzeln ein Gespräch führt ... bevor sich die Gäste in alle Winde verstreut haben.
Seminarende - Verabschiedung der Gäste
Für die Auflösung der Runde und die Verabschiedung der Gäste sollte genügend Zeit eingeplant werden und der Seminarraum auch für die entsprechende Zeit gebucht sein. Nichts ist schlimmer als wenn die Teilnehmer sofort gehen müssen ohne ev. offene Fragen geklärt zu haben oder sich noch in Ruhe austauschen zu können, die nächsten Seminarraum-Mieter schon vor der Türe stehen oder man erst jetzt damit beginnen muss über die Verlängerung der Raummiete zu verhandeln. Auch die Abreise-Möglichkeiten der Gäste sollte man im Auge behalten. Eine Veranstaltung die erst zu Ende ist wenn bereits kurz darauf die letzte U-Bahn fährt beschert garantiert einigen Teilnehmern Streß. Bereits bei der Eventausschreibung sollte man auf die Fahrpläne der Öffis achten und auch darauf die Zeit einzuhalten. Lieber die Dauer in der Veranstaltungsausschreibung etwas großzügiger bemessen und etwas früher mit dem Haupt-Block des Seminars fertig werden als umgekehrt. Teilnehmer die im Anschluß an das Event noch etwas vorhaben, deren Zug schon 30 Min. nach angegebenem Seminarende abfährt oder auf die daheim der Babysitter wartet werden sonst schnell einmal nervös.
Zeit für eine Feedbackrunde, ein kurzes Einzelgespräch und persönliche Verabschiedung sollte schon noch sein. Manche Seminarleiter verschwinden sofort nach der Veranstaltung ebenso wortlos wie sie aufgetaucht sind und hinterlassen oft ratlose Gäste, die sich gerne noch weiter informiert hätten. Mangelnde Nachbetreuung ist eine verpaßte Gelegenheit zur (Stamm-)Kundengewinnung und Kundenbindung. Auch - oder gerade dann - wenn das Seminar oder der Vortrag vielleicht nicht ganz so perfekt und fehlerfrei abgelaufen ist sollte man nicht versäumen sich bei den Teilnehmern zu bedanken, sie persönlich zu verabschieden und eventuell individuelle Fragen zu beantworten. Dafür sollte man genügend Zeit einplanen ohne daß die Zeit dabei völlig ausufert. Je nach Veranstaltungsart kann das Nachgespräch auch ein paar Minuten pro Gast betragen, zu wissbegierige Teilnehmer, die einem dauerhaft in Beschlag nehmen wollen muß man dabei sanft aber bestimmt unterbrechen und auf einen Einzeltermin oder späteres Seminar verweisen um die anderen Gäste nicht ewig warten zu lassen.
Hier erweist sich auch unser "Jubelperser" von vorhin als hilfreich - er kann dafür sorgen daß die Teilnehmer die eventuell noch etwas wissen wollen noch im Seminarraum bleiben und sie kurz in ein Gespräch (auch wenn's nur ein Small Talk ist) verwickeln bis sie an die Reihe kommen.
Ist nach dem Seminar- bzw. Eventende noch genug Zeit um den Raum / Platz aufzuräumen, Geschirr abzuwaschen, Müll wegräumen, Glas, Dosen, etc. zu entsorgen ... Üblicherweise hinterlässt man den Platz so wie man ihn vorgefunden hat, ohne Mist und schmutziges Kaffegeschirr (ausser in einem Gastronomielokal wo das vom Servicepersonal erledigt wird). Müllsäcke für die leeren Verpackungen, Flaschen, Dosen, etc. mitzunehmen macht besonders bei grosseren Events und Partys Sinn, nicht überall stehen unbegrenzt Mülleimer zur Verfügung.
Bei grösseren Events sollte man nach Möglichkeit zerbrechliche Verpackungen generell vermeiden. Also keine Gläser, Glas-Flaschen, etc. ausgeben sondern Pappbecher, Dosen und Kunststoff-Flaschen verwenden. Dann kann nichts passieren und man vermeidet Scherben am Veranstaltungsort an denen man sich dann auch leicht verletzen könnte.
Bei Partys fällt erfahrungsgemäß auch viel "Abraum" an, den man möglichst komprimiert und getrennt (Plastik - Alu - Glas - Papier - Biomüll - Restmüll) entsorgen sollte. Um die Mülltrennung zu überwachen kann man einen "Müllbeauftragten" (Kinder übernehmen oft gerne diese wichtige Funktion des "Müllsheriffs") ernennen, der die leeren Dosen, Flaschen, etc. einsammelt und richtig getrennt entsorgt - das erspart viel Zeit und Mühe bein Wegräumen.
Wann immer mir noch ein Punkt dazu einfällt wird die Liste von mir ergänzt.
